Excel新手,最容易进的几个坑!

2020-04-29 19:08 office微技能加油站 主页 > 办公软件 > Excel >
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案例1说明:遇到复杂合并单元格进行汇总!

我们经常会遇到一种情况,有很多的合并单元格,所以无法进行排序和筛选,也无法直接汇总,要汇总分析的时候,需要非常复杂的公式才能完成。如下图所示:

软件说明:Word2016版本【其他版本只是工具位置不同】

Excel新手,最容易进的几个坑!

案例1

操作1说明:对于带有合并单元格的表格,我们可以将数据快速整理成规范的表格:

  • 选中数据区域,先取消合并单元格。
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操作图(1)

  • 然后按Ctrl+G,定位空值;点击“确定”。
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操作图(2)

  • 再输入等号,按方向键的上箭头,按Ctrl+回车;
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操作图(3)

  • 最后复制数据区域,右键粘贴为值即可。
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操作图(4)

案例2说明:同一列记录包含多个属性!

Excel表格中最怕的就是给金额画蛇添足加上单位,如:万、元等等。很多朋友会说:没办法,领导喜欢,客户也想看到。我只想说:我真的能体会苦逼表哥表妹的处境。

软件说明:Word2016版本【其他版本只是工具位置不同】

操作2说明:我们可以使用自定义格式来让表格中的数值显示出单位而不会影响单元格中的实际值。

格式代码是:0!.0,万 如下图:

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操作图(1)

案例3说明:使用空格对齐文本!

录入人员名单时,为了与三个字的名字对齐,很多小伙伴会在两个字的名字中间加上空格。

在Excel中,空格也是一个字符,所以“李浩”与“李 浩”会被视作不同的内容,所以会影响最终的数据汇总和查询呢。

软件说明:Word2016版本【其他版本只是工具位置不同】

操作3说明:如果要对不同字符数的姓名进行对齐,正确的方法是设置一下单元格的对齐方式:

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操作图(1)

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效果图

案例3说明:不规范日期!

在Excel中输入日期时,正确的日期间隔符号可以是“/”和“-”两种,即“2020/8/18”或“2020-8-18”。

但是很多人习惯写成类似“2020.8.18”或是“20200818”这样的样式表示2020年8月18日,但是这样的内容无法被Excel识别为日期。

如果后续要按时间统计某些信息,则加大了处理的难度。对于已经录入的不规范数据,可以进行简单的处理,使其变成真正的日期格式。

软件说明:Word2016版本【其他版本只是工具位置不同】

操作3说明:选中日期所在区域,使用替换功能,把小数点替换为减号:

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操作图(1)

基础数据规范了,在汇总分析时就可以游刃有余,不然自己只能默默流泪了。